Melhorias Realizadas

Este documento tem por objetivo descrever quais são as ações esperadas a partir da primeira versão da funcionalidade de múltiplos executores — uma melhoria ainda em fase de construção, mas que já possui uma versão inicial utilizável e destinada a clientes beta, para validação das estruturas básicas da funcionalidade.

O que essa primeira versão possibilita?

A funcionalidade de múltiplos executores tem como objetivo geral permitir que diferentes colaboradores possam contribuir com a execução de uma tarefa em todos os seus aspectos.

Entre esses aspectos, dois se destacam pela relevância em nível de gestão e operação das tarefas:

• O controle de horas de cada colaborador que atuou em uma tarefa.

• O registro das atividades realizadas, por meio de questionários, de cada colaborador que atuou em uma tarefa.
  

Portanto, nesta primeira versão, estarão disponíveis essas duas funções principais:

Controle de horas: Será possível que mais de um colaborador registre suas horas trabalhadas em uma tarefa, através das já conhecidas ações de deslocamento, check-in, pausa, retorno e check-out.É importante destacar que, nesta primeira versão, o status geral das tarefas, identificado na Web, será atualizado somente por meio das ações de controle de horas do responsável pela tarefa, e não pelos auxiliares.

Na prática, isso significa que, mesmo que um auxiliar realize, por exemplo, um check-in em uma tarefa aberta, o status geral dessa tarefa na Web permanecerá como “Aberta” até que o responsável realize seu próprio check-in — embora, na visualização individual do técnico via aplicativo, a tarefa passe a constar como “Em execução”.

Em versões futuras dessa melhoria, espera-se que o processo seja otimizado, possibilitando a atualização do status da tarefa com base na combinação dos eventos de controle de horas do responsável e dos auxiliares.

Por ora, conforme descrito acima, o que define o status geral da tarefa são exclusivamente as ações do responsável.

Questionários: Será possível que mais de um colaborador responda aos questionários de uma tarefa, contribuindo de forma conjunta para a conclusão da atividade.

Na prática, isso significa que, se um colaborador responder a uma pergunta do questionário da tarefa em seu aplicativo, essa resposta será sincronizada e exibida automaticamente nos aplicativos de todos os membros, permitindo que todos acompanhem a execução em tempo real e, quando necessário, mais de um colaborador possa responder ao mesmo questionário.

Em termos de sincronização e possíveis cenários de concorrência de dados — ou seja, quando diferentes pessoas atualizam a resposta de uma mesma pergunta —, prevalecerá sempre a última informação sincronizada.

Por isso, é necessário que os participantes da tarefa mantenham alinhamento e coordenação para garantir a correta execução da atividade.

Com o intuito de melhorar a organização e a gestão dessas informações, em tarefas que possuam auxiliares será possível identificar, tanto na Web quanto no aplicativo, qual colaborador respondeu cada pergunta do questionário, bem como quem foi o último a atualizá-lo. Sendo importante destacar que essas informações consideram a sincronização dos dados do aplicativo de cada participante com a Web, e não necessariamente o exato momento da resposta em seu dispositivo.

Como posso acessar tais recursos? Como já mencionado anteriormente, esta melhoria encontra-se em uma fase preliminar de lançamento, cujo objetivo inicial é validar seus comportamentos básicos e coletar feedbacks para sua evolução.

Paralelamente, os recursos-base já disponibilizados podem ser utilizados normalmente na operação dos clientes que desejarem participar deste processo BETA de uso.

Caso sua empresa tenha interesse em participar desta etapa de testes — usufruindo dos novos recursos e contribuindo com a evolução da melhoria —, será necessário manifestar esse interesse ao time de atendimento da Auvo, por meio de nossos canais de contato oficiais. Após esse sinal, faremos a liberação interna do recurso para sua conta.

No que diz respeito ao acesso via Web, uma vez ativada, a melhoria será automaticamente exibida em seu sistema, sem necessidade de configurações adicionais.

Já para o acesso via aplicativo, será necessário instalar um aplicativo específico nos dispositivos dos colaboradores que terão acesso à melhoria, uma vez que, no momento, a versão oficial disponível na loja ainda não foi atualizada com as novidades.

O processo de instalação deste aplicativo é simples, mas requer atenção. Por isso, o time de atendimento prestará orientações específicas sobre o procedimento.

É importante destacar que, nesta fase BETA, o aplicativo está disponível apenas para dispositivos Android, não sendo possível o acesso por meio de dispositivos iOS.

A Auvo compreende a importância dessa compatibilidade e pretende disponibilizar o recurso para iOS após a conclusão e validação da fase BETA. Como funciona na prática a melhoria?

Uma vez que a base esteja habilitada para acesso à funcionalidade, o sistema passará a adotar o conceito de Auxiliar, que representa os colaboradores que poderão executar as ações destacadas acima em uma tarefa, mesmo que não sejam os “responsáveis” por ela.

Em termos práticos, as tarefas continuam tendo um colaborador responsável, que possui acesso irrestrito às ações da tarefa conforme seu escopo de permissões.

Os auxiliares, por sua vez, são inseridos no contexto da tarefa, mas poderão executar somente as 2 funções principais, conforme descrito anteriormente.

Como criar uma tarefa com auxiliares?

Criar uma tarefa com auxiliares é simples e será possível ser feita via:

• Pop-up de criação de tarefas no Auvo (Somente através da nova versão, a versão antiga não contempla o novo campo)

• Pop-up de criação de tarefas no AuvoDesk

• Criação de tarefas via Projetos

• Criação de tarefas via PMOC

É importante destacar que, nesta fase BETA, a criação de tarefas com auxiliares poderá ser feita somente através dos locais descritos acima, assim como somente para o formato de responsabilidade de “Colaborador”, não contemplando os formatos de equipe e todos da equipe.

A partir dos locais indicados, utilize o campo “Auxiliares da tarefa” para indicar quais colaboradores serão atribuídos como auxiliares.

Essa definição pode ser feita para colaboradores específicos ou para equipes inteiras — nesse caso, todos os membros da equipe passam automaticamente a ser auxiliares atribuídos à tarefa.

Após a criação, a tarefa será apresentada tanto ao responsável quanto aos auxiliares, no acesso via APP e WEB.

Como um auxiliar visualiza as tarefas?

Uma vez que o colaborador esteja definido como auxiliar em uma tarefa, essa tarefa será exibida para ele nos mesmos locais onde já visualiza as suas próprias tarefas como responsável.

Ou seja, no acesso via aplicativo, as tarefas aparecerão na tela de “Minha agenda” do colaborador. Ao visualizar uma dessas tarefas, será apresentada uma indicação de que ele está atuando como auxiliar, ou mesmo, que ele é o responsável e que há auxiliares atribuídos.

Para as tarefas em que o colaborador é responsável e não há auxiliares atribuídos, não houve nenhuma modificação na forma de exibição.

No acesso via web, o processo é idêntico: na agenda, as tarefas nas quais o colaborador é auxiliar também passarão a ser exibidas, com a mesma indicação de auxiliar.

Como um auxiliar pode executar uma tarefa?

A visão de um auxiliar é muito semelhante à atual visão padrão disponível para os responsáveis.

Assim que a tarefa for criada, ela será enviada ao aplicativo do colaborador auxiliar, com uma indicação visual informando que ele é um auxiliar naquela tarefa, assim como descrito anteriormente.

A partir disso, o auxiliar poderá:

• Registrar controle de horas normalmente;

• Acessar o menu “Relatório da tarefa”, sendo direcionado automaticamente à tela de questionários para preenchimento. A partir disso, ele poderá responder os questionários da tarefa normalmente.

Os demais recursos da tarefa estarão, neste primeiro momento, inacessíveis aos auxiliares e, portanto, ocultados da tela.

Como visualizar o resultado das ações de um auxiliar na tarefa? Na visão de gestão, ao acessar uma tarefa executada com auxiliares, a visualização dos dados será muito semelhante à atual.

Controle de agenda:  Será possível ver que um colaborador está atribuído como auxiliar em uma tarefa na agenda, através do pop-up de detalhes da tarefa ou mesmo em sua visualização em linha do tempo, onde a tarefa será apresentada tanto para o responsável, quanto para os auxiliares. É importante destacar que, momentaneamente, o pop-up de detalhes da tarefa não apresentará os auxiliares para visualização e edição, sendo necessário acessar a tela de “Detalhes da tarefa/Mais informações” para tal. Isso ocorre devido ao fato de que esse pop-up será muito breve substituído pelo novo pop-up de detalhes e edição de tarefas, onde nesse novo formato, tais ações estarão disponíveis.

Questionários: A visão de questionários segue a já estabelecida, com a adição de uma informação em cada pergunta e questionário: qual foi o último usuário a atualizar aquele item (informação obtida pela data da última sincronização).

Controle de horas:  Na guia de “Controle de horas” nos detalhes da tarefa, será possível ver um resumo de todas as horas da tarefa, considerando o responsável e os auxiliares, além de navegar entre o controle individual de cada colaborador.

No relatório de apontamento de horas, também haverá a inclusão dos registros dos auxiliares, unificando as horas da tarefa. E para esse relatório, no intuito de uma melhor organização, foi inserido a coluna “Associação na tarefa”, para assim indicar que esse controle de horas pertence ao responsável ou a um auxiliar da tarefa, também sendo possível aplicar um filtro em relação ao novo conceito.

Relatório de tarefas: Também será possível verificar os auxiliares atribuídos à tarefa no relatório de tarefas, seja no formato de OS Digital ou Excel, onde haverá um campo específico chamado “Auxiliares”, descrevendo os membros participantes, neste momento, tal campo é apresentado de forma fixa para as tarefas que possuam auxiliares, não sendo este um campo cuja visibilidade ou descrição é editável, semelhante aos demais campos

Também haverá a indicação de que há auxiliares na tarefa em alguns pontos mais relevantes do sistema, como nas tarefas sem agendamento, projetos e PMOC. Posso reagendar, transferir, editar ou excluir uma tarefa com auxiliares? Sim, esse processo segue o mesmo padrão de funcionamento atual, tendo como única diferença, o fato de que agora os auxiliares da tarefa podem ser notificados a respeito de atualizações na tarefa pertinentes ao seu interesse e escopo de ações. Por ora, é isso!

Esperamos que esta apresentação tenha demonstrado os benefícios dessa melhoria, ainda em fase BETA, e que tenha esclarecido as principais dúvidas sobre seu uso.

Estamos à disposição para esclarecer outras possíveis dúvidas, receber feedbacks e para auxiliá-los no processo de implementação dessa melhoria em seus fluxos de trabalho.

Até breve!