Comunidade Auvo

Com a mais recente atualização, agora é possível que seus clientes assinem seus orçamentos, confirmando a aprovação ou até mesmo recusando-os, descrevendo o motivo para tal. Isso garantirá um novo nível de gestão de suas propostas e facilitará o controle dentro do sistema. Como começar a usar essa melhoria? Esse novo recurso já está disponível para todos os clientes do Auvo. Para começar a utilizá-lo, é bem simples: basta ativar uma única configuração e seus orçamentos já estarão disponíveis para assinatura. Vamos lá? • Acesse sua conta com um usuário administrador e vá até "Nome de sua empresa > Configurações gerais > Orçamentos". • Nessa tela, habilite a opção "Habilitar assinatura e aprovação dos orçamentos pelo cliente". • Assim que essa configuração for ativada, o recurso já estará disponível. Outras configurações importantes: Além da assinatura digital, há outros detalhes importantes que podem otimizar seu processo de trabalho com orçamentos. Vamos conhecê-los: • Automação de alteração de status do orçamento: Caso deseje que seus orçamentos tenham o status automaticamente alterado ao serem aprovados ou recusados, basta configurar essa opção e definir o status desejado. • Motivos de recusa dos orçamentos: Sempre que um cliente recusar um orçamento, ele precisará se identificar e informar o motivo da recusa. Isso auxilia nas negociações, permitindo um melhor entendimento das objeções dos clientes. Já disponibilizamos alguns motivos pré-cadastrados, mas, caso deseje alterá-los ou adicionar novos, basta acessar a opção de cadastro de motivos de recusa. • Bloquear aprovação dos orçamentos após a expiração: Se você trabalha com prazos de expiração para suas propostas e deseja impedir a aprovação de um orçamento após o vencimento, é possível ativar essa configuração. Dessa forma, seu cliente não poderá aprovar o orçamento até que o prazo seja atualizado. • Notificação de orçamentos aprovados ou recusados: Gostaria de ser notificado sempre que um de seus orçamentos for aprovado ou recusado? Isso é possível e bem simples! Acesse "Cadastros > Colaboradores", selecione o seu ou o usuário desejado e vá até a opção "Notificações" e ative a opção "Orçamentos: Alteração de status de aprovação". Você pode escolher receber notificações por e-mail e/ou notificações Web. Lembre-se de que seu usuário deve ter um e-mail válido cadastrado e seu navegador deve permitir o envio de notificações. Após a ativação, sempre que um de seus orçamentos for aprovado ou recusado, você receberá uma notificação automaticamente. Assim como outros recursos do sistema, as notificações são enviadas respeitando o escopo de cada usuário, entre usuários, gestores e administradores. Essas são todas as configurações que você precisa saber a respeito dessa nova melhoria. Agora, vamos à prática e entender como funcionará o fluxo de aprovação de seus orçamentos através de algumas perguntas básicas. Como meu cliente pode assinar e aprovar os orçamentos? Seu cliente pode aprovar ou recusar um orçamento de duas formas: Via link compartilhado O cliente recebe um link com o orçamento (o mesmo já utilizado atualmente), que pode ser enviado por e-mail, WhatsApp, entre outros. Ao acessar o orçamento, ele deve rolar até o final da página e clicar no botão "Assinar e aprovar". Em seguida, ele precisará preencher os seguintes campos: • Nome do assinante (obrigatório) • Documento (CPF) (opcional) • Assinatura (obrigatória – pode ser feita diretamente na tela, seja com os dedos no mobile ou com o mouse na Web) Ao confirmar, o orçamento será aprovado instantaneamente. Via Central do Cliente Para clientes que possuem o módulo da Central do Cliente, o processo é semelhante. O cliente deve acessar o menu "Orçamentos", selecionar o orçamento desejado e, no canto superior direito, clicar na opção de assinatura. O fluxo é o mesmo do método anterior. E no caso da reprovação, como funciona? O processo de reprovação é semelhante ao de aprovação, O cliente pode recusar via link ou pela Central do Cliente, clicando sobre a opção "Recusar Orçamento", mas dessa vez ao invés de deixar sua assinatura, deixando o motivo da reprovação. Posso aprovar manualmente um orçamento? Sim! Caso precise aprovar um orçamento manualmente, seja por qualquer razão, mas especialmente para ajustar orçamentos criados antes da disponibilização deste novo recurso, você pode fazer isso de duas formas: Aprovar um orçamento individualmente: • Na lista ou Kanban de orçamentos, clique nos três pontinhos ao lado do orçamento e selecione "Marcar como aprovado". • Ou, nos detalhes do orçamento, clique nos três pontinhos no bloco de assinatura e selecione "Marcar como aprovado". Aprovar múltiplos orçamentos de uma vez: • Na lista ou Kanban de orçamentos, selecione os orçamentos desejados. • Clique em "Mais ações" e selecione "Marcar como aprovado". E no caso da reprovação manual, como funciona? O processo de reprovação manual é semelhante ao de aprovação, basta utilizar a opção "Marcar como recusado"  de forma individual ou em massa. Posso reverter a aprovação ou recusa de um orçamento? Sim! O processo é simples: Acesse o orçamento em modo de edição, clique nos três pontinhos do bloco de assinatura e selecione "Remover status de aprovação/reprovação". Como posso filtrar meus orçamentos aprovados ou recusados? Agora, há uma nova informação nos orçamentos chamada "Status de aprovação", que oferece uma visão mais clara do processo de aprovação. Os status são: • Aprovado: São os orçamentos aprovados pelo cliente ou manualmente. • Recusado: São os orçamentos recusados pelo cliente ou manualmente. • Aguardando aprovação: São os orçamentos enviados ao cliente, mas ainda sem resposta, ou seja, ainda não aprovados ou recusados. • Rascunho: São os orçamentos que ainda não foram aprovados, recusados ou enviados ao cliente. É importante destacar que: sempre que seu orçamento for enviado ao seu cliente por e-mail, o sistema identificará automaticamente e removerá seu orçamento desse status. No entanto, como há outras formas de envio, como a cópia do link para compartilhamento, por exemplo, via WhatsApp, haverá cenários em que o sistema não poderá identificar que o orçamento foi enviado, podendo ser necessário que você faça esse registro dentro do sistema. Para isso, o processo é bem simples: basta acessar os detalhes do orçamento, clicar no botão "Mais ações" e selecionar a opção "Marcar como enviado". Caso deseje fazer isso em massa, na listagem ou no Kanban de orçamentos, selecione os orçamentos desejados, clique no botão "Mais ações" e escolha a opção "Marcar como enviado". Após essa ação, seu orçamento será entendido como enviado e avançará para o próximo status. Agora, que entendemos os status de aprovação dos orçamento, para filtrá-los é bem simples Filtros rápidos e totalizadores Na tela de orçamentos, há totalizadores no topo da página que servem como filtros rápidos. Basta clicar sobre eles para aplicar o filtro desejado. Os totalizadores disponíveis são: • Pendentes de envio: Orçamentos ainda não enviados aos clientes, ou seja, com status de “Rascunho”. • Aguardando aprovação: Orçamentos enviados, mas ainda sem resposta, ou seja, ainda não aprovados ou recusados. • Expiram hoje: Orçamentos que vencem no dia corrente. • Recusados hoje: Orçamentos recusados no dia corrente. • Aprovados hoje: Orçamentos aprovados na dia corrente. • Aguardando cobrança (Exclusivo para clientes do módulo financeiro): Orçamentos que não possuem faturas associadas. • Aguardando pagamento (Exclusivo para clientes do módulo financeiro): Orçamentos que possuem faturas associadas, e tais faturas ainda não foram pagas. • Pagos (Exclusivo para clientes do módulo financeiro): Orçamentos que possuem faturas associadas, e tais faturas foram pagas. Filtros avançados Caso precise de um filtro mais detalhado, utilize o botão "Filtrar" na tela de orçamentos, nele há as seguintes opções disponíveis: • Status de aprovação: Filtre todos os orçamentos de um status específico. • Data de aprovação/recusa: Busque orçamentos aprovados ou recusados dentro de um determinado período. Relatórios exportáveis Ao exportar relatórios em Excel, as colunas relacionadas ao status de aprovação dos orçamentos estarão disponíveis. Esses são todos os detalhes sobre esse novo recurso. Esperamos que a explicação tenha sido clara e que todos possam fazer bom uso da melhoria. Estamos à disposição para quaisquer dúvidas ou sugestões😃

Com a mais recente atualização, agora é possível automatizar a modificação do status e da coluna do Kanban dos seus tickets no AuvoDesk de acordo com as alterações no status das tarefas associadas a eles. Como começar a usar essa melhoria? Esse novo recurso já está disponível para todos os clientes que possuem acesso ao módulo AuvoDesk. Para ativá-lo, é bem simples: basta que um usuário administrador do sistema acesse "Configurações Gerais > Automações > Tarefas". Em seguida, para cada um dos status de tarefas, configure para qual status de ticket e coluna do Kanban deseja que a automação seja aplicada. Para cada status de tarefa, teremos os seguintes padrões de configuração: • Quando alguma tarefa associada ao ticket for atualizada para o status: basta que uma das tarefas associadas ao ticket seja alterada para o status definido para que a automação seja disparada. • Quando todas as tarefas associadas ao ticket forem atualizadas para o status: todas as tarefas associadas ao ticket devem ser alteradas para o status definido para que a automação seja disparada. Uma vez definido o padrão de automação do status, basta selecionar o Status do Ticket e a Coluna do Kanban desejados para a automação. A partir dessas definições, a regra é simples: para seus tickets do AuvoDesk que possuam tarefas associadas, conforme o padrão de seleção definido acima, eles serão automaticamente atualizados para o status e a coluna do Kanban configurados por você quando o status das tarefas associadas a ele forem atendidas. Para entender quando uma dessas automações modificou um de seus tickets, basta acessar os detalhes do próprio ticket. Todas as alterações feitas via automação serão registradas, indicando que foram originadas de um processo automatizado. Esperamos que tenha gostado da novidade! Estamos à disposição para quaisquer dúvidas ou sugestões.

Com a mais recente atualização, agora é possível visualizar seus orçamentos em um novo formato: o Kanban. Isso proporcionará um acompanhamento e gerenciamento mais intuitivo de suas demandas. Como começar a usar essa melhoria? Para visualizar o novo formato, é muito simples! Basta, na tela de orçamentos, selecionar o formato de visualização "Kanban", e você já terá acesso ao novo recurso. O formato Kanban funciona exatamente como esperado: é possível movimentar seus orçamentos entre os status apenas arrastando e soltando. No Kanban, as colunas disponíveis correspondem aos seus status de orçamento já cadastrados, facilitando ainda mais o entendimento desse processo. Em resumo: ao arrastar e soltar um orçamento em uma nova coluna, o status será automaticamente atualizado. Pensando em tornar sua experiência ainda melhor, trouxemos alguns recursos adicionais para aprimorar o uso do Kanban: Escolha a cor do seu status Por padrão, utilizamos a cor roxa para destacar suas colunas no Kanban, mas você pode personalizá-las de acordo com sua necessidade. É importante ressaltar que, para realizar essa alteração, seu usuário precisa ser do tipo Administrador. Essa ação pode ser feita de duas formas: 1. Diretamente no Kanban: clique no botão de ações (três pontinhos) da coluna desejada e selecione “Alterar Status”. Depois, basta escolher a cor desejada e salvar. Nessa mesma tela, também é possível alterar outras informações, como o nome do status, configurações de edição, movimentação de estoque ou até mesmo excluir o status. 2. Pelo menu de configurações: acesse Menu > Nome da Empresa > Configurações Gerais > Orçamentos. Alterar a ordem das colunas no seu Kanban Deseja modificar a ordem das colunas no Kanban? Basta clicar, arrastar para a posição desejada e soltar. A nova ordenação será atualizada automaticamente. É importante ressaltar que, para realizar essa alteração, seu usuário precisa ser do tipo Administrador. Criar novo status Gostaria de criar novos status e, consequentemente, novas colunas no seu Kanban? O processo é muito simples e semelhante ao anterior. Além do caminho via Configurações Gerais > Orçamentos, também é possível clicar no botão "Novo Status" na própria tela de orçamentos e criar o desejado. Lembre-se de que essa opção só estará disponível para usuários administradores. Ações em orçamentos Se você está acostumado a realizar alterações em massa em seus orçamentos por meio da listagem, não se preocupe! Essa funcionalidade continua disponível no novo formato Kanban, além das ações individuais. Esperamos que gostem da nova melhoria! Estamos à disposição para quaisquer dúvidas ou sugestões.