Sugerimos criar um campo para inserir observação no orçamento. Ex esta aprovado, mas porque não executou (obs, pendência de material).
Outra ideia é cadastrar um email para cada fase do pedido, assim quando ele for alterado o colaborador responsável sera sinalizado para que de direcionamento na parte que lhe cabe. Tipo compras, comprar material, em execusão equipe técnica recebe uma notificação no email de manutenção para executar o serviço.