Segue o post para as nossas novidades desse mês! 💜
1. Outras formas de movimentação de estoque de produtos
Se você já é cliente AUVO, deve saber que até então o nosso estoque de produtos era movimentado apenas através de orçamento.
Agora lançamos uma melhoria que possibilita que seu estoque seja movimentado por outras duas formas: por tarefa e por fatura. Dessa forma o seu estoque poderá ser consumido quando o produto for atribuído a uma tarefas, pelo campo valores, ou quando associado a uma fatura.
Através dessa melhoria de movimentação de estoque você terá uma série de benefícios:
Os produtos utilizados nos valores da tarefa passam a movimentar o estoque de produtos
Os produtos utilizados nas faturas passam a movimentar o estoque de produtos
Será possível controlar quais colaboradores podem movimentar o estoque de produtos da empresa
Através de um relatório será possível ter uma visão geral sobre a movimentação do estoque de produtos
Como comentado, essa melhoria trará novas formas de movimentar o seu estoque, então é muito importante que antes de qualquer coisa, você defina qual será o padrão de movimentação do seu estoque lá em configurações gerais.
De acordo com a forma de movimentação que você escolher, o comportamento acontecerá da seguinte forma:
Movimentação por orçamento: Ao habilitar, a movimentação de estoque ocorre somente através do orçamento, não sendo possível habilitar a movimentação por tarefas ou faturas. A movimentação de estoque por orçamentos em si não teve alterações, continua seguindo o mesmo fluxo de movimentação de acordo com a etapa de orçamento cadastrada. Uma novidade inserida foi a movimentação de devolução de produtos ao estoque. Agora, caso o orçamento tenha o status alterado para um outro que não está configurado para movimentar estoque, os produtos que antes haviam saído do estoque, voltam para ele (seja do colaborador ou da empresa). O orçamento excluído também causa esse comportamento.
Movimentação de estoque na tarefa: A movimentação de estoque através das tarefas funciona da seguinte forma, todo produto incluído nos valores de uma tarefa realiza a movimentação de estoque para o executor da tarefa, desde que esse possua estoque do produto, sendo que caso o executor da tarefa não possua o estoque do produto a movimentação irá ocorrer no estoque da empresa (Para isso o colaborador vai precisar ter a permissão de “Pode movimentar o estoque da empresa”).
Movimentação de estoque na fatura: Ao habilitar, a movimentação de estoque passará a ocorrer através da fatura e caso deseje também através da tarefa, lembrando que faturas estão disponíveis somente através do módulo financeiro. Qualquer fatura cujo status seja diferente de “Rascunho” vai movimentar o estoque da empresa. Escolhendo essa opção não será possível habilitar a movimentação por orçamentos.
⚠️ Atenção: Caso marque que a movimentação deve ocorrer no orçamento, não poderá marcar nenhuma outra opção, mas caso escolha tarefas poderá marcar fatura, e caso escolha faturas, pode marcar tarefas.
Existem também algumas outras pequenas melhorias que tem relação com as citadas acima:
Atribuição de produtos ao colaborador dentro da própria tarefa:
Agora será possível realizar a atribuição de produtos ao colaborador responsável pela tarefa já na etapa de cadastro, para isso marcar habilitar a opção “Atribuir produtos ao colaborador” na aba valores da tarefa. Ao habilitar essa opção os produtos inseridos nos valores da tarefa primeiro serão atribuídos ao estoque do colaborador responsável pela tarefa, para em sequência serem baixados desse mesmo estoque.
Cadastro de produto: Agora você verá duas informações no seu cadastro de produto: estoque total e estoque da empresa.
Estoque total: todos os produtos disponíveis, o que está na empresa e os que estão com os colaborador.
Estoque empresa: total de produtos no estoque da empresa, ou seja, o estoque total de produtos menos os produtos atribuídos a colaboradores.
Relatório detalhado de movimentação de estoque:
Temos uma novidade para a análise de movimentação de estoque, agora será possível exportar um relatório em Excel apresentando todas as movimentações de produtos dentro do período selecionado. Para ter acesso ao relatório basta na tela de produtos clicar sobre “Mais ações” > “Exportar relatório de movimentações”, nesse momento você consegue definir o período que você quer ter informação e baixar.
⚠️As melhorias a seguir serão disponibilizadas para os clientes que possuem o módulo financeiro!
2. Gestão de contratos
Essa melhoria foi desenvolvida para que você possa ter mais segurança e agilidade para gerenciar seus contratos!
Benefícios:
Ter o registro de todos os contratos de forma unificada
Analisar a situação financeira de seus contratos
Analisar quais contratos estão próximos do vencimento
Enviar a cobrança automaticamente para seus clientes de contratos
Gerenciar as contas a receber de contratos
Gerar Notas fiscais de Serviço automaticamente para seus contratos
Agora vou te mostrar o passo a passo para uso de Contratos:
A primeira coisa que você precisa configurar é a frequência automática de cobrança dos seus contratos. Basta acessar: Configurações gerais > Cobrança.
Nessa área você terá 3 opções de envio de cobrança automática para o e-mail de seu cliente:
Antes do vencimento: aqui você determina quantos dias antes da data que combinaram para vencimento, gostaria que o AUVO notificasse automaticamente sobre cliente a respeito do vencimento do recebimento.
No dia do vencimento: na data estabelecida ele receberá uma notificação
Depois do vencimento: Em caso de não pagamento, você pode definir quantos dias após o vencimento de um recebimento de contratos em aberto, será enviado um e-mail de cobrança para o cliente com o lembrete do vencimento.
PARA CLIENTES AUVO BANK
Para clientes que utilizam o AuvoBank, será possível escolher se os documentos de cobrança AuvoBank devem ser gerados automaticamente.
Desabilitado: Os documentos de cobrança não serão gerados automaticamente, ficando a cargo do cliente gera-los manualmente para seus recebimentos, sejam eles de contratos ou faturas.
Ao criar o recebimento: Os documentos de cobrança serão criados automaticamente assim que os recebimento com a forma de pagamento (Boleto, Pix ou Link de pagamento) forem criados através de contratos ou faturas.
Antes da data de recebimento: Os documentos de cobrança serão gerados automaticamente para os recebimentos com a forma de pagamento, “X” dias antes de suas respectivas datas de vencimento.
Agora que as configurações gerais já foram definidas, passamos a entender como os contratos funcionam no Auvo.
Só terão acesso a função “Contratos” os colaboradores que tiverem essa permissão, que é dada nas configurações dentro do cadastro do usuário.
Feito isso, para criar um novo contrato, é só acessar “Financeiro” > “Contratos” > “Adicionar Contrato”.
Na criação dele, você vai preencher algumas informações que são divididas em 3 grupos:
Informações básicas: Ficam do lado esquerdo da sua tela e são compostas por informações base como código do contrato, descrição do mesmo, informações do cliente, informações de cobrança, responsável, SLA e vigência do contrato.
Valores do contrato: Aqui você deve preencher todos os valores que estão associados ao seu contrato.
⚠️ Atenção: nessa etapa pois são esses serviços e valores que serão utilizados para gerar os recebimentos e as Notas Fiscais de Serviço do contrato.
Configurações: Aqui são definidas as informações de recebimento (como será realizada a cobrança deste contrato) e de notas fiscais de serviço do contrato(como será a geração de Notas). Será possível também gerar notas fiscais de maneira automática. Através das configurações você define quando e como essa geração deve acontecer:
Gerar manualmente: As Notas Fiscais de serviço do contrato serão geradas somente manualmente.
Gerar automaticamente após recebimento: Após o recebimento do contrato ser identificado ou marcado como “Recebido” o sistema vai gerar e transmitir uma NFS-e com referência àquele contrato.
Gerar automaticamente no dia do mês: No dia do mês definido o sistema irá gerar uma NFS-e para o contrato, independente do pagamento ter sido feito ou não.
Tudo preenchido, é hora de salvar seu contrato para geração dos recebimentos.
Após o contrato ser salvo, você pode clicar em “Gerar recebimento”, assim os mesmos serão gerados de acordo com as configurações que você estabeleceu na criação, e pronto, seu contrato está completo!
⚠️ Atenção: uma vez criado seu contrato você terá algumas ações disponíveis como:
Edição do contrato
Envio manual de cobrança
Edição do recebimento do contrato
Marcar um recebimento de contrato como recebido
Desmarcar um recebimento de contrato
Gerar uma Nota Fiscal de Serviço manualmente
Excluir um contrato
3. Melhoria de gestão de compras
As melhorias na gestão de compras e atualização de estoque foi muito pedida pelos nossos clientes. Veja o que teremos de maneira diferente a partir de agora:
O cadastro de produtos e atualização de estoque não precisará mais ser feito de forma manual, já acontecerá automaticamente ao cadastrar uma compra.
O registro de contas a pagar para as compras realizadas não precisará mais ser feito manualmente, também acontecerá no momento do cadastro de uma nova compra.
Será possível analisar as compras realizadas com cada fornecedor, através do registro no cadastro de fornecedores.
E tudo isso também poderá ser feito importando o XML de compra, facilitando todo o processo de digitação dessas informações no sistema.
Como utilizar compras no Auvo?
A primeira coisa a ser feita é verificar as permissões para acesso a esta área do sistema. Lá no cadastro do colaborador basta acessar a aba “Configurações” no cadastro do colaborador, e marcar as permissões relacionadas a gestão de compras, conforme vídeo!
Agora é só clicar em “Financeiro” > “Compras”. Na tela inicial será listada todas as compras cadastradas até o momento e informações iniciais.
Para cadastro de uma nova, temos duas opções: Cadastro manual e através da importação do XML de compra.
Cadastro manual
Cadastrar uma compra manualmente é bem simples, é só colocar as seguintes informações:
Informações básicas: ao lado esquerdo, devem ser inseridas as informações básicas da compra e fornecedor.
Produtos: aqui deve ser informado quais produtos foram adquiridos, a quantidade a ser acrescentada ao estoque e os valores de compra e venda do produto.
Pagamento: como essa compra foi ou será paga e condição de pagamento. Assim, a essa compra será gerada uma conta a pagar.
Cadastro por XML
⚠️ Atenção: caso você tenha dúvidas sobre a implantação por XML, solicite ajuda do seu contador ou entre em contato com a nossa equipe de atendimento
Agora vamos aprender a como realizar o cadastro de uma compra utilizando o XML de nota fiscal de compra de produtos. Clique na opção “Importar XML de compra”, após isso vamos seguir as seguintes etapas.
1° Etapa: Selecionar o arquivo XML da nota fiscal de compra de produtos. Nesse momento vamos verificar algumas informações: esse XML deve ser de uma NF-e, ter sido emitida para o CNPJ cadastrado na sua base e esse XML não pode já ter sido importado anteriormente. Após isso é só seguir para a próxima etapa.
2° Etapa: Nessa etapa é importante que confira os produtos das nota e do estoque do AUVO. Com isso o sistema vai tentar achar um outro produto correspondente que já esteja cadastrado no AUVO usando os seguintes critérios: descrição e código SKU. Caso não encontre ele poderá ser cadastrado e na próxima compra já o terá como referência.
3° Etapa: Essa é a última etapa, nela já teremos pré-definido todas as informações básicas da compra, dos produtos e também a condição de pagamento da compra com base na Nota Fiscal. Tornando-se necessário somente conferir se todas as informações estão de acordo e salvar a compra.
Agora, o seu estoque vai ser atualizado, a compra estará listada em comprar e também no cadastro do fornecedor.
⚠️ Atenção: uma vez criada sua compra, você terá algumas ações disponíveis como:
Edição da compra
Edição do pagamento da compra:
Marcar como pago
Desmarcar um pagamento que estava marcado como pago
Excluir uma compra
Caso tenha ficado dúvidas em relação a quaisquer uma das melhorias, é só chamar que marcamos uma reunião pra te ajudar!
Conta com a gente!